Offentligt hospital sparer en hel arbejdsuge om året med indkøbssystem
Under stikprøver blev der i Helse Midt-Norge afsløret uoverensstemmelser mellem aftalte priser og den pris, de faktisk betalte for bestilte varer. Det blev klart, at de havde brug for et bedre system til at tjekke, at de fakturaer, de modtog, faktisk stemte overens med indgåede aftaler. Det blev derfor besluttet, at Hospitalet Namsos og Hospitalet Ålesund skulle pilotere indkøbssystemet Millum, som automatisk tjekker fakturaer mod aftaler og kan låse indkøb til aftalte priser. Det førte ikke kun til betydelige økonomiske besparelser, men også til værdifuld tidsbesparelse for hospitalerne.
Anslår betydelige besparelser årligt med indkøbssystem
Ved at opnå fuldt overblik over fakturaer og prisafvigelser, ud over at få adgang til forhåndsforhandlede priser, så hospitalerne en betydelig forbedring i deres økonomiske situation. Besparelserne var så betydelige, at køkkenet på Hospitalet Namsos estimerede, at de kunne reducere deres årlige omkostninger med flere hundrede tusinde kroner ved at anvende denne teknologi.
Sparer tid i flere faser af indkøbsprocessen
Det var ikke kun økonomiske besparelser hospitalerne oplevede. I løbet af pilotprojektet med Millum, sparede de ansatte meget tid i flere faser af indkøbsprocessen.
Effektiv varebestilling
Indkøb af mad og drikke til storkøkkenet blev betydeligt effektiviseret med Millum. I modsætning til tidligere praksis, hvor hospitalerne var nødt til at logge ind i hver enkelt leverandørs netbutik, navigere gennem forskellige varekataloger og udføre en række trin for at forsøge at identificere og derefter bestille varer i overensstemmelse med eksisterende leverandøraftaler, kunne de her blot logge ind ét sted. Således fik de øjeblikkelig adgang til alle varekataloger med tilgængelige varer gennem indgåede aftaler med udvalgte leverandører. Dette sikrede bestilling af den rigtige vare til aftalt pris – leveret til rette tid.
Bestillingsrutinerne er blevet væsentligt forenklet. Vi har målt tid i varebestilling inden for nutidens praksis på Hospitalet Namsos. Sparet tid er 46 min per uge svarende til 5 arbejdsdage om året for kun varebestilling. Sektionsleder på køkkenet på Hospitalet NamsosBørn Sandnesmo
Automatisk kontrol af fakturaer mod leverandøraftaler
Hospitalerne sparede også betydeligt med tid på postkontraktuel kontrol; processen med at sammenligne fakturaer mod indgåede leverandøraftaler for at sikre korrekt fakturering. Med Millums automatiske kontrolfunktioner, behøvede de ikke længere at udføre disse tidskrævende opgaver manuelt.
I pilotperioden har vi fået overblik over alle fakturaer og afvigelser fra aftale - med reduceret tidsforbrug. Sådan fuld oversigt er ikke mulig i nutidens praksis uden at øge ressourceforbruget betydeligt til manuel gennemgang af alle fakturaer op mod aftaler.Bjørn Sandnesmo
Effektiviseret afvigelseshåndtering og bedre leverandørstyring
Eftersom systemet automatisk identificerede eventuelle afvigelser, blev også denne proces betydeligt mere effektiv. Derudover førte forbedret leverandørstyring til, at hospitalerne kunne adressere og løse potentielle udfordringer med større lethed.
Du kan få et enkelt overblik over afvigelser pr. leverandør over en given periode. Dette er meget formålstjenligt og forenkler dialogen med leverandør ved vedvarende fejl.Bjørn Sandnesmo
Nøglen til effektivisering af offentlige indkøb?
Udover de penge og den tid, der er sparet ved brug af indkøbssystemet, fik hospitalerne noget, de aldrig tidligere har haft, nemlig oplevelsen af at have kontrol.
For et storkøkken er det meget tilfredsstillende at vide, at vi har overblik og kontrol, samt at du er sikker på, at den faktura, du betaler, er korrekt.Bjørn Sandnesmo
Piloteringen i HEMIT har varet i over to år og har givet en række interessante fund, som også vil være værdifulde at høste for resten af den offentlige sektor. Institutioner som børnehaver, skoler og fængsler, som ofte møder lignende udfordringer, vil på tilsvarende måde drage fordel af et indkøbssystem som Millum.
Videre har Millum udviklet en række innovative løsninger, herunder en CO2-kalkulator, et værktøj til beregning af madspild og menu-planlægning, som alle bidrager til at adressere den største udfordring, offentlig sektor møder i dag – behovet for mere bæredygtig drift.
