Hvordan reducere omkostninger ved at maksimere nytten af et indkøbssystem
At tage et indkøbssystem i brug handler om fokus på et øget resultat ved at tage større styring over egen virksomhed, blandt andet ved at reducere omkostningerne. Efter mere end 17 år i branchen ved Millum, at dette ikke er gjort i en håndevending. Det gælder om at få hele virksomheden, fra direktionslokalet til de deltidsansatte, med på en tænkning om at reducere omkostningerne effektivt, hvor det er muligt.
Hvor stor effekt man får af at benytte et indkøbssystem, afhænger af de nuværende udfordringer – og man bør bestemme sig for, hvor man skal investere tid og energi, samt hvilke strategiske ændringer der skal foretages.
At implementere et indkøbssystem som Millum Procurement, hvor al information om alle indkøb foretaget hos aftaleleverandører samles, vil give et godt overblik og god kontrol og reduktion af omkostninger. De virksomheder, som virkelig tager systemet med sig ind i arbejdshverdagen, vil høste de største fordele. CEO MillumBjørn Anskau
Hvordan man implementerer og bruger et indkøbssystem varierer fra virksomhed til virksomhed. Der er intet facit eller en enkelt plan at følge. Men ved at følge fem trin kan virksomheden få den bedst mulige start og retning, som vil give positive resultater.
1. Skaf dig et overblik
Transparens og overblik over, hvad din virksomhed køber fra hvem og hvor meget er trin et. Ved at analysere og se på, hvor udgifterne er, kan man identificere og kategorisere udgiftsposterne og se på, hvilke løsninger der findes, i samarbejde med leverandørerne. Med et elektronisk indkøbssystem kan du bestemme, hvilke leverandører dine indkøbere skal kunne handle hos, og dermed reducere usikkerheden og få bedre kontrol over blandt andet kostpriser.
Det vigtigste er, at du har leverandører, som sammen med dig vil udvikle kundeforholdet. Ved at samle indkøbene hos faste leverandører står du stærkere i forhandlinger og får bedre overblik over de løbende udgifter.
2. Få kontrol
Når du har skaffet dig et overblik, er det tid til at tage kontrollen tilbage. Har du opdaget, at I handler meget inden for bestemte kategorier og hos specifikke leverandører, bør du benytte anledningen til at genforhandle aftalerne for at få mere kontrol over omkostningerne.
Med et elektronisk indkøbssystem kan du bestemme, hvilke leverandører dine indkøbere skal kunne handle hos, og dermed reducere usikkerheden og få bedre kontrol over blandt andet kostpriser.
Det at rydde op i aftaler, sikre større omkostningskontrol og begrænse rettighederne for køb kan virke som et administrativt mareridt. Men ved at benytte et indkøbssystem kan man dæmme op for alle disse problemer. Så vil man kunne give forskellige rettigheder, spore købene, se aftaleloyaliteten og finde de bedste og rigtige leverandører.
3. Effektivitet
Når du har skaffet dig overblik og kontrol, kan du endelig begynde at høste fortjenesten. Nu kan du se på effekten af implementeringen. Det handler om at optimere brugen af ressourcer.
En systematisering af indkøbene skal frigøre ressourcer og lade de ansatte bruge tiden på det, de er bedst til – nemlig at betjene gæsterne. Har du en standardmenu, kan du f.eks. opsætte automatiske ordrer på indkøbslister med alt det, man har brug for.
4. Nærstuder udgifterne for at spare mere
Skal et system give den størst mulige værdi, er det vigtigt, at man hele tiden fokuserer på måder at spare penge på. Hvis du har løbende kontrol og overblik over, hvad virksomheden indkøber og hos hvem, er det lettere at flytte fokus til at skære ned på omkostninger, uden at det går ud over produktet, som leveres. Når kokkene beregner og indkøber det, de skal tilberede, gennem et system som Millum, har de fuld kontrol over deres omkostninger og kan dermed fastsætte en passende udsalgspris ud fra omkostningsniveauet.
Men husk, at aftalerne med dine leverandører er det vigtigste, du har. Er de ikke gode nok, nytter det ikke at have de bedste kokke eller et velfungerende indkøbssystem. Du må hele tiden arbejde med dine aftaler for at få de bedste vilkår.
5. Skab værdi på lang sigt
Skal du have nye kunder og fastholde de eksisterende, handler det først og fremmest om at opbygge tillid og relationer i det lange løb. Det er ikke altid laveste pris, der vinder – det er lige så vigtigt med leveringsgaranti, kvalitet, overblik, og at man opfylder forventninger. Især efter at internettet og e-handel har gjort sit indtog, har kravene fra både indkøbere og leverandører ændret sig. Ved at følge disse trin, vil du bringe dig selv i en god position til at være en af de bedste inden for indkøb.
Gode aftaler opbygges over tid og er baseret på tillid og relationer. Møder du leverandøren med åbne arme, vil du opleve det samme igen. Hvis begge ser en værdi i samarbejdet og har forståelse for modparten, vil man sammen kunne skabe gode relationer.
