Gode indkøbsrutiner på Hotel Riverton
Vi har talt med Svante Forslund, restaurantchef på Hotel Riverton på Noresmässan. Svante er en erfaren restaurantchef, der kan fortælle, at man sparer både tid og penge ved at anvende Millum Procurement.
Jeg er helt overbevist om, at vi sparer både tid og penge på aftalen med Nores og Millum Procurement. RestaurantsjefSvante Forslund
Hurtigt og enkelt
Svante er helt bevidst om, hvor meget arbejde det kræver både af ham selv og kollegerne, inden restaurantens gæster får serveret deres mad. Svante har lang erfaring i branchen og har indset behovet for planlægning og varebestillinger. Han mener, at der er meget at vinde på at bruge et effektivt indkøbssystem.
Cirka 80 procent af vores indkøb foretager vi via Buy at Nores. Det er det absolut nemmeste og hurtigste for os, der har bestillinger ude næsten dagligt, siger han. Det bedste ved at have sin egen indkøbsportal er, at du finder alle dine leverandører på et og samme sted. Det gør tingene lettere i vores hektiske hverdag og betyder, at vi kan arbejde hurtigt og effektivt.
Ledelsen skal være drivkraften
Hele organisationen på Hotel Riverton er gennemsyret af et engagement for at etablere gode rutiner. Det var ledelsen, der gav Svante og hans medarbejdere muligheden for at sætte sig ordentligt ind i indkøbsportalen. Medarbejderne fik også lov til at bruge den tid, det krævede at udvikle et velfungerende indkøbssystem.
Systematisering af indkøb kræver meget forarbejde. Det tager tid at lave gode indkøbslister og rutiner. Det er helt afgørende, at ledelsen er en drivkraft og understøtter arbejdet. Det er også vigtigt, at alle i organisationen tager ansvar for løsningen og sørger for, at den fungerer.
Det sker dog ikke af sig selv, men kræver konstant opfølgning og kommunikation.
Det, der måske er allervigtigst, for at Nores lykkes med sit arbejde, er at få ledelsen eller den øverst ansvarlige i den pågældende afdeling (470 medlemmer) til at forstå Nores som organisation. Indkøbsrutinerne skal være indrettet, så de består på lang sigt. Hvis personale skiftes ud, bør en stor del af oplæringen være, at ”her handler vi gennem Nores”. Mange inden for restaurationsbranchen laver deres egne leverandørkontrakter, som årene år, og derfor er det vigtigt, at ledelsen er tydelig på det punkt lige fra starten.
Forstå indkøbsaftalen
Et andet punkt er, at man forstår, hvordan Nores tænker i deres aftaleforhandlinger. Produkterne, der indkøbes, er jo f.eks. ofte til den brede masse. Det er også vigtigt, at Nores kommunikerer dette til alle medlemmerne (ledelsen eller øverste chef) på en effektiv måde, så alle afdelinger forstår, hvor man sparer penge.
Fordel ansvaret
Et indkøbssystem kan effektivisere processer og forenkle det daglige arbejde. Men det går ikke helt af sig selv.
Det er ikke nok bare at trykke på en knap. I begyndelsen virker det måske lettere at ringe i stedet, men man indser hurtigt, at det ikke er tilfældet. At afsætte tid til oplæring er en klog investering, der vil gøre hverdagen lettere for alle.
Hvis han ikke er på arbejde, er der andre, der kan tage ansvar for at bestille varer
Det er en stor fordel, hvis så mange som muligt kan benytte værktøjet. Dermed undgår man, at en enkelt person har hele ansvaret.
Svante anbefaler at bruge faste indkøbslister så vidt muligt. I forhold til indkøb er der dog store forskelle mellem køkkenet (indkøb af mad) og restauranten (indkøb af drikke). Indkøbet af drikke er relativt konstant, hvilket gør det meget let, så snart listerne er udarbejdet. For køkkenets vedkommende er det noget mere udfordrende, idet produkterne kan variere i kvalitet, og menuer ændres.
Nores + Millum = sandt
Som medlem af Nores kan Svante og hans personale drage fordel af samarbejdet med Millum. Svante, der har 15 års erfaring på Hotel Riverton, mener, at indkøbsportalen burde være førstevalget, også for andre medlemmer af Nores. Han understreger, hvor let og smidigt det er at anvende portalen, efter at designet og funktionaliteten blev opgraderet i efteråret 2017.
Det eneste, jeg savner, er en opdateret version af lageropgørelsen, men jeg har hørt, at det er på vej. I øvrigt er det nemt og intuitivt at anvende portalen, hvilket er vigtigt, hvis ikke den skal blive et stressmoment i hverdagen.
Nores rådgivere
For ikke at komme til at slappe af i Noresarbejdet vil jeg anbefale, at man indhenter råd og hjælp fra sin Noresrådgiver. Her på Hotel Riverton har vi mindst 2 møder om året, hvor alle, der foretager indkøb på den ene eller anden måde, sidder med, og hvor vi gennemgår vores indkøb og hvordan vi præsterer. Her er der tid og mulighed for refleksion, og måske finder man nogle forandringer, man gerne vil udføre for at forbedre sit arbejde. Noresarbejdet bør foregå løbende, mener Svante.
Han ville dog gerne have adgang til mere information om de forskellige produkter.
Nogle gange kan det være svært at finde den vare, man ønsker, især køkkenråvarer. Jeg vil gerne opfordre leverandørerne til at øge kvaliteten af deres kataloger. Jo flere informationer og billeder de har, desto nemmere er det for brugerne at finde de rigtige produkter.
